Ferramentas utilizadas na consultoria

Quando uma consultoria é iniciada, o primeiro passo é conhecer a entidade na qual irá receber as orientações e observar como ela funciona internamente e como ela está inclusa no ambiente externo. Logo após a identificação do que deve ser aprimorado ou reformulado, coloca-se em prática as correções necessárias.

Para que estes processos sejam facilitados e sejam executados de forma organizada, utilizamos algumas ferramentas que nos permitem visualizar cada etapa de uma forma mais ampla. A análise SWOT e a EAP são exemplo de ferramentas que nos auxiliam no processo, conheça um pouco mais sobre cada uma nos próximos parágrafos.

Análise SWOT

A análise SWOT, também conhecida como análise FOFA, é uma técnica de planejamento estratégico utilizada para auxiliar empresas e entidades a terem noção dos pontos fortes e fracos do ambiente interno e externo, a fim de que realizem melhores planejamentos e tomadas de decisão.

O significado da abreviação “SWOT” resume quatro palavras em inglês e cada uma das palavras é utilizada para analisar fatores do ambiente externo e interno. O S é de Strengths (Forças), o W é de Weaknesses (Fraquezas), - sendo estes fatores do ambiente interno; o O é de Opportunities (Oportunidades) e o T de Threats (Ameaças) compondo o ambiente externo.

Quando fazemos o SWOT de uma consultoria social, o primeiro passo é fazer um brainstorm de tudo que identificamos como força, fraqueza, oportunidades e ameaças:

Depois, filtramos os principais pontos que precisamos trabalhar em cima, deixando apenas o que pode ser aprimorado ou corrigido. Logo após, já pensamos em como iremos fazer a melhoria e colocamos as ideias na coluna de “plano de ação”. Também numeramos a importância de cada ponto, a tendência, a pontuação, o ranking e depois colocamos um checklist depois das ações serem colocadas em prática.

Após isto, já começamos a planejar um cronograma e a EAP.

EAP - Estrutura Analítica de Projetos

A EAP (Estrutura Analítica do Projeto), é utilizado para organização e gestão de projetos em partes menores, a fim de facilitar o gerenciamento das entregas. Tem o objetivo de facilitar a visualização a partir da decomposição das partes do projeto. Em outras palavras, é uma ferramenta que organiza o trabalho que será realizado no projeto, representando graficamente e simplificadamente o escopo, sendo essencial para uma consultoria.

Abaixo temos um de exemplo de uma EAP feita para uma consultoria da área do Administrativo Financeiro de uma organização social:

Para montarmos essa EAP utilizamos a plataforma Miro, uma plataforma de lousa interativa digital.

Com a EAP é possível fazer a melhor diluição de tarefas, e assim conseguir fazer um planejamento estratégico bem elaborado, pois a partir dela é possível visualizar os pontos chaves e essenciais para a tomada de decisão.

Na EAP apresentada acima é possível visualizar as fases principais e, em seguida, o mapeamento de tarefas necessárias para alcançar cada fase colocada.

Agora após entendermos a importância de uma EAP, vamos mostrar o passo a passo para realizar uma:

1) Antes de começar a montar a EAP, é necessário mapear os requisitos necessários, pois a partir dele saberemos qual a solução que desejamos alcançar.

2) Montar um documento com as informações principais do projeto, como: objetivos, critérios de aceitação, riscos, etc.

3) Depois da definição de tudo, vamos a estruturação da EAP, que pode ser feita como no modelo apresentado mais acima.